5 sygnałów, że Twoja firma przerosła obecny model księgowy i potrzebuje wsparcia CFO

Kiedy prowadzisz mniejszą firmę, stan konta i podstawowy rachunek zysków i strat (RZiS) od księgowej zazwyczaj wystarczają, by ocenić kondycję biznesu. Jednak przy obrotach rzędu kilku czy kilkunastu milionów złotych ten system przestaje być wydolny. Pojawia się chaos informacyjny, a Ty, mimo dostępu do danych, masz poczucie braku kontroli nad rentownością.

Większość firm z sektora MŚP w pewnym momencie dochodzi do ściany. Księgowość podatkowa, której głównym celem jest poprawne rozliczenie z urzędem skarbowym, nie została zaprojektowana do wspierania decyzji zarządczych.

Oto 5 merytorycznych przesłanek świadczących o tym, że Twój biznes potrzebuje wdrożenia controllingu i wsparcia dyrektora finansowego (CFO).

1. Raport z biura rachunkowego nie pokazuje struktury Twojego biznesu

Standardowy plan kont, który widzisz w swoich miesięcznych zestawieniach, jest stworzony pod wymogi ustawy o rachunkowości (taki układ widoczny jest np. w KRS), a nie pod specyfikę Twojej firmy. Widzisz w nim ogólne kategorie kosztów rodzajowych, takie jak „Usługi obce”, „Zużycie materiałów i energii” czy „Wynagrodzenia”.

Z punktu widzenia zarządczego taki układ jest mało użyteczny. Jeśli prowadzisz działalność e-commerce, w jednym worku zwanym „Usługi obce” lądują wydatki na marketing w Google, obsługę prawną, serwery oraz logistykę. Nie wiesz, która linia biznesowa zarabia, a która generuje straty.

Rozwiązanie: Niezbędne jest wdrożenie biznesowego planu kont. Polega to na stworzeniu centrów kosztowych (MPK – Miejsca Powstawania Kosztów), które odzwierciedlają strukturę Twojej firmy – np. podział na kanały dystrybucji, konkretne projekty czy działy. Tylko wtedy raport finansowy pokaże Ci rzeczywisty obraz biznesu.

2. Przychody rosną, ale nie przekłada się to na wynik finansowy

Częstym scenariuszem w rosnących firmach handlowych i usługowych jest sytuacja, w której wzrost sprzedaży nie idzie w parze ze wzrostem gotówki w firmie. Zdarza się, że handlowcy, nie mając precyzyjnych wytycznych dotyczących rentowności, stosują zbyt agresywną politykę rabatową.

W efekcie firma generuje duży obrót, ale pracuje na minimalnej lub zerowej pierwszej marży. Bez precyzyjnego wyliczenia rentowności poszczególnych produktów lub usług, trudno jest ustalić bezpieczną politykę cenową.

Rozwiązanie: Kluczem jest budżetowanie i raportowanie do poziomu pierwszej marży. Musisz wiedzieć, ile zarabiasz na pokrycie kosztów stałych w każdym kanale sprzedaży osobno. Pozwala to świadomie zarządzać polityką handlową i wyeliminować nierentowne kontrakty.

3. Podejmujesz decyzje o inwestycjach i zatrudnieniu bez oparcia w liczbach

W firmach usługowych (np. IT, software house) koszty pracownicze stanowią często większość wszystkich wydatków. Decyzja o zatrudnieniu nowych specjalistów jest więc kluczową decyzją inwestycyjną. Podejmowanie jej wyłącznie na podstawie intuicji („chyba będziemy mieć dużo pracy”) rodzi ogromne ryzyko.

Brak budżetu oznacza brak możliwości sprawdzenia, czy stać Cię na nowe biuro, maszynę lub zespół, zanim wydasz pieniądze.

Rozwiązanie: Dyrektor finansowy tworzy model, który pozwala symulować scenariusze. Dzięki temu wiesz, jak planowane zatrudnienie wpłynie na wynik firmy za pół roku i czy przychody z lejka sprzedaży (pipeline) pokryją te koszty. To zamienia niepewność na kalkulowalne ryzyko.

4. Mylisz wynik księgowy z rzeczywistą gotówką

Zysk netto w papierach (EBITDA) to nie to samo, co pieniądze dostępne na koncie bankowym. Możesz wykazywać świetny wynik finansowy, a jednocześnie mieć trudności z terminowym regulowaniem zobowiązań.

Dzieje się tak, gdy:

• Gotówka zostaje zamrożona w zapasach (nadmierne zatowarowanie).
• Należności spływają z opóźnieniem (zatory płatnicze).
• Księgowość rejestruje fakturę w momencie wystawienia, a nie w momencie wpływu pieniędzy.

Rozwiązanie: Wdrożenie prognozy Cash Flow (przepływów pieniężnych). Pozwala to przewidzieć luki w płynności z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem i odpowiednio wcześnie zareagować – np. uruchamiając finansowanie zewnętrzne lub zmieniając priorytety w windykacji.

5. Koncentrujesz się na rejestracji przeszłości zamiast na planowaniu przyszłości

Rola księgowości polega na rzetelnej rejestracji zdarzeń gospodarczych, które już miały miejsce. To fundament formalny firmy, ale niewystarczający do nawigowania w zmiennym otoczeniu rynkowym.

Dyrektor finansowy (CFO) bazuje na danych księgowych, ale jego perspektywa jest skierowana w przyszłość. Jego zadaniem jest odpowiedź na pytanie: „Co się stanie z firmą za 6 czy 12 miesięcy, jeśli utrzymamy obecne trendy?”.

Rozwiązanie: Zmiana podejścia z pasywnego (odbieranie gotowych raportów za zeszły miesiąc) na aktywne (budżetowanie i analiza odchyleń). Budżet w firmie nie służy tylko do kontroli kosztów – jest narzędziem do wyznaczania celów i weryfikacji, czy strategia biznesowa jest realizowana zgodnie z planem.

Jak uzyskać kompetencje CFO bez zatrudniania pełnego etatu?

Wiele firm z sektora MŚP (do 50 mln zł obrotu) nie potrzebuje dyrektora finansowego na pełen etat. Rozwiązaniem jest model zewnętrznego CFO.

W ramach takiej współpracy zyskujesz doświadczonego partnera (zazwyczaj w wymiarze od 10 do 60 godzin miesięcznie), który wdraża controlling, porządkuje finanse zarządcze i dba o bezpieczeństwo Twoich decyzji biznesowych.