PL
budżet firmy krok po kroku
Grzegorz Skupniewicz

Grzegorz Skupniewicz

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem w strategicznym i operacyjnym zarządzaniu finansami, transakcjach kapitałowych, modelowaniu finansowym,

Budżet firmy – krok po kroku

Odpowiednia organizacja finansów firmy pod względem wydatków, planowanych inwestycji, bieżących opłat, w tym wynagrodzeń dla pracowników jest niezbędna. Nie zawsze ustalony na dany rok budżet jest odpowiednio oszacowany i przez nietrafione inwestycje albo nagłe wydatki konieczna jest jego rewizja. W ten sposób można również dowiedzieć się, jakie błędy zostały popełnione, by w przyszłości się ich wystrzegać albo przynajmniej je ograniczyć. Tutaj dużą rolę gra zewnętrzny dyrektor finansowy, który może wskazać odpowiednie kierunki jeśli chodzi o oszczędności i pomóc w uzyskaniu dodatkowego finansowania.

Czym jest budżet firmy?

Warto na samym początku przybliżyć definicję. Otóż budżet firmy to nic innego jak zestawienie planowanych wpływów i wydatków. Stanowi swoistą mapę finansową firmy. Sporządzenie takiego dokumentu pomaga w dalszym planowaniu inwestycji i finansowania przedsiębiorstwa. Dzięki niemu tworzy się prognozę finansową, która oczywiście może się nie sprawdzić, choć dąży się do tego, by zostały uwzględnione jak najbardziej realne liczby i dzięki temu także przewidywana prognoza była realna.

Dlaczego należy planować budżet firmy?

Wielu przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących niewielkie biznesy, zadaje sobie pytanie: po co tyle trudu. Otóż korzyści płynące z budżetowania są niebagatelne. Przede wszystkim dzięki temu można oszacować potrzebę finansowania zewnętrznego w danym okresie, a jednocześnie minimalizować ryzyko utraty płynności finansowej. Dzięki dobrze skonstruowanemu budżetowi można skoncentrować się na zwiększeniu efektywności prowadzonej działalności. W ten sposób można także obiektywnie ocenić realizowane czy planowane inwestycje czy decyzje zarządcze. Wreszcie stworzenie budżetu umożliwia prowadzenie lepszej polityki firmy i np. konstruowanie planu motywacyjnego i premiowego dla pracowników, bo jak wiadomo dobrze opłacany i doceniany pracownik, to lepszy pracownik.

Kiedy należy przygotować budżet?

Jak często należy przygotowywać prognozy finansowe? W gruncie rzeczy zależne jest to od charakteru prowadzonego biznesu. Jeśli wpływy są stałe, a wydatki stabilne, to przedsiębiorstwo może sobie pozwolić na sporządzanie budżetu firmy raz do roku. W przypadku nowych firm i startupów przyszłość jest często dynamiczna i obraz finansowania zmienia się z miesiąca na miesiąc, dlatego zalecane jest przygotowywanie prognoz raz na kwartał. Oczywiście można to robić nawet co miesiąc, jeśli zachodzi taka potrzeba. To pozwala podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.

Jak przeprowadzić proces budżetowania krok po kroku?

Proces budżetowania wymaga kilku kroków.

Krok 1: Wyznaczenie osób zaangażowanych w planowanie

Wbrew pozorom w tworzeniu planu nie powinna uczestniczyć księgowość, gdyż analizuje dane historyczne często bez znajomości strategii i działań firmy. Również zarząd nie powinien być jedynym zaangażowanym, bowiem patrzy na ten proces zbyt globalnie nie wdając się w szczegóły dotyczące każdego z obszarów biznesu. Zatem należy zaangażować wszystkich pracowników wyższego szczebla z poszczególnych działów – marketingu, sprzedaży, logistyki, HR, finansów, rozwoju biznesu, czy administracji. Skoro już wiadomo, kto będzie uczestniczył w prognozowaniu, to można przejść do kolejnego kroku, jakim jest wskazanie zmiennych wyników finansowych i operacyjnych, na które ma wpływ każdy pracownik.

Krok 2: Identyfikacja zmiennych wpływających na wyniki finansowe

Należy rozpocząć od analizy lejka sprzedażowego oraz przypisania osób, które są zaangażowane na każdym jego etapie.

Przykładowo, lejek sprzedażowy w modelu SaaS może składać się z:

• liczby handlowców;

• liczby leadów pozyskanych przez handlowca;

• czasu konwersji;

• konwersji z leada na klienta (wyrażonej w %);

• liczby nowych klientów pozyskanych przez sprzedawców;

• procentowy wskaźnik odejść klientów;

• średniej liczby użytkowników aplikacji na klienta;

• łącznej liczby użytkowników;

• średniej opłaty za użytkownika;

• przychodów netto.

Oczywiście lejek sprzedażowy musi być dostosowany do charakteru działalności.

Podobnie jest ze zidentyfikowaniem czynników, które wpływają na koszty zmienne i stałe. Dla firmy działającej w Internecie mogą to być koszty utrzymania serwera, liczba użytkowników obsługiwanych przez jedną osobę z działu obsługi, koszty obsługi, koszty obsługi technicznej, koszty administratorów. Często pomocne na tym etapie są dane historyczne.

Krok 3: Strategia rozwoju ma znaczenie

Wiesz już jakie zmienne będziesz analizować, kto będzie odpowiedzialny za gromadzenie poszczególnych danych dotyczących jego działu w firmie. Musisz zatem jeszcze opracować strategię rozwoju, a dotyczyć ona będzie celów strategicznych, operacyjnych i taktycznych. Przypuśćmy, że firma – oprócz bieżącej działalności – decyduje się na otwarcie się na nowy rynek zbytu i to właśnie będzie cel strategiczny. Aby go osiągnąć trzeba będzie zrealizować cele operacyjne i taktyczne. Ten pierwszy może dotyczyć stworzenia zespołu odpowiedzialnego za ekspansję na nowy rynek, a drugi dostosowanie oferty na nowy rynek np. przygotowanie strony firmy w danym języku czy też dostosowanie aplikacji na nowy rynek.

Nad poszczególnymi działaniami pieczę powinien sprawować zarząd. Może zaplanować niezbędne inwestycje rzeczowe, przygotować prognozę przychodów i kosztów działalności, wskazać źródła finansowania, które będą najkorzystniejsze.

Ale sama ekspansja na nowe rynki nie może odbyć się bez chłodnej i dokładnej kalkulacji. Zatem należy przeanalizować bardzo dokładnie stronę kosztową i budżetową. Która grupa klientów może być najbardziej dochodowa i jaki rynek będzie najbardziej perspektywiczny, a także jakie kanały pozyskiwania klientów warto przetestować? Na te pytania będzie trzeba znaleźć odpowiedzi. Po stronie kosztów na pewno trzeba dokładnie obliczyć o ile trzeba będzie zwiększyć budżet marketingowy, jak zoptymalizować pracę obsługi klientów czy można pewne czynności zautomatyzować, aby ograniczyć koszty.

Krok 4: Przygotowanie modelu finansowego

Mamy już osoby odpowiedzialne, gromadzone dane liczbowe do bieżącej i późniejszej analizy i strategię rozwoju. Zatem pozostaje przygotowanie prognozy finansowej.

Przygotowanie modelu finansowego często zajmuje wiele czasu a poziom skomplikowania zależy od rodzaju biznesu. Przy prostej działalności nie powinno to zająć więcej niż tydzień.

Dlatego jego automatyzacja jest kluczowa, szczególnie jeśli będziemy go robić co kwartał – należy wziąć pod uwagę formatki prognostyczne, które pozwolą każdej osobie skoncentrować się na określonych zmiennych, co do których mają najlepszą wiedzę. Dzięki temu aktualizacja modelu biznesowego i przygotowanie finalnych kalkulacji będzie sprawniejsza.

Tym zajmuje się już dyrektor finansowy na podstawie danych historycznych i dostarczonych przez osoby odpowiedzialne za każdy obszar/centrum kosztów.

Warto przy tym wspomnieć, że budżet to nie tylko rachunek wyników ale także bilans i cash flow. W MŚP często poprzestaje się na rachunku wyników ale utrzymanie płynności jest niezwykle ważne – takiej informacji dostarcza nam cash flow. Na jego podstawie będziemy podejmować decyzje np. co do pozyskiwania bieżącego finansowania.

Trzeba przy przygotowywaniu prognozy kierować się dobrą analizą, a nie życzeniowym prognozowaniem. Nie można opierać się wyłącznie na danych historycznych i należy brać pod uwagę także realizowane i planowane w danym okresie inwestycje oraz bieżącą sytuację na danym rynku. Przy prognozowaniu nie możesz pominąć żadnych kluczowych ekspertów, kierowników działów, którzy dysponują wiedzą w danym obszarze. Istotne znaczenie ma również założenie, że może być potrzebne zewnętrzne finansowanie, bo sytuacja na rynku może się zmieniać i to bardzo dynamicznie, dlatego budżet firmy nigdy nie może być „betonowy”. Jednocześnie trzeba dbać o płynność finansową i tu bardzo pomoże zewnętrzny dyrektor finansowy, który spojrzy na wszystkie kwestie analitycznym okiem, bez zbędnego zaangażowania emocjonalnego, które w biznesie może czasem przeszkadzać.

Krok 5: Analiza prognozy finansowej

Należy ocenić jaki wpływ na prognozowane wyniki będą miały decyzje strategiczne, operacyjne czy taktyczne, które zostały podjęte. Przygotowanie budżetu to proces iteracyjny. Dzięki temu już w tym momencie można podjąć kolejne decyzje, które spowodują, że owe wyniki będą jeszcze lepsze. Budżetowanie w sposób świadomy i z zaangażowaniem wielu podmiotów gwarantuje należyte zadbanie o przyszłość przedsiębiorstwa.

Krok 6: Monitorowanie wyników

Po przygotowaniu zaakceptowaniu budżetu, powinniśmy co miesiąc (a niektóre wskaźniki częściej, czasem tygodniowo i dziennie) monitorować jego wykonanie. Jest to równie ważne, jak samo przygotowanie budżetu. Aktualizacja poprawnie przygotowanej i zautomatyzowanej prognozy powinna zajmować w MŚP 2-3 dni robocze. Takie monitorowanie jest podstawą do rewizji budżetu co jakiś czas a także jest to kluczowe narzędzie w wielu firmach do rozliczania pracy i premiowania.

 

Pobierz przykładowy szablon budżetu firmy w pliku XLS 

 

UDOSTĘPNIJ

Share on facebook
Share on linkedin
budżet firmy krok po kroku

Budżet firmy – krok po kroku

Odpowiednia organizacja finansów firmy pod względem wydatków, planowanych inwestycji, bieżących opłat, w tym wynagrodzeń dla pracowników jest niezbędna. Nie zawsze ustalony na dany rok budżet

Zewnętrzny dyrektor finansowy - na czym polega usługa

Zewnętrzny CFO – na czym polega usługa?

Niejednokrotnie firmy z sektora MŚP chcą się rozwijać i wchodzić na rynek z nowymi usługami. Oczywiście tutaj podobnie, jak przy zakładaniu działalności czy startupach potrzebny

Jak wybrać dyrektora finansowego dla MŚP.

Wraz z rozwojem biznesu pojawia się potrzeba poszerzenia kompetencji o strategiczną wiedzę finansową. Dobra wiadomość jest taka, że właściciele firm mają do wyboru znacznie więcej