Rozpoczynając współpracę z biurem księgowym warto poznać te kilka zasad, które utrzymają finanse Twojej firmy w czytelnym i użytecznym stanie.
W naszej praktyce często spotykamy się z sytuacją, że zewnętrzne biuro księgowe obsługujące firmę żyje niejako obok – jest odpowiedzialne za płacenie podatków i nie przekazuje żadnych informacji finansowych do firmy.
Często jest więc tak, że przedsiębiorca dodatkowo, w drugim obiegu organizuje sobie informacje finansowe, prowadząc, często w excelu, dodatkową księgowość i oznaczając faktury typami wydatków.
Zobacz również: Przykładowy budżet
Dlatego poniżej znajdziesz kilka zasady współpracy z biurem księgowości, jakie uważamy za istotne.
- Biuro będzie odpowiedzialne za obliczanie podatków i to jest podstawa.
- Biuro powinno przesyłać do firmy co miesiąc bilans i rachunek wyników – nie wymaga to dodatkowej pracy, każdy system księgowy ma możliwość generowania takich raportów po odpowiednim zmapowaniu kont.
- Poproście o plan kont używany przez biuro (wystarczą konta przychodów i kosztów rodzajowych). To co najbardziej zwykle interesuje przedsiębiorców to rachunek wyników. Konta przychodowe to konta zaczynające się na 70 a konta kosztowe najczęściej zaczynają się na 4. Przeanalizujcie te konta i poproście o uszczegółowienie odpowiadające Waszej działalności. W przeciwnym wypadku może być tak, że wiele kosztów wpadnie do konta „pozostałe koszty” albo „pozostałe usługi obce”. I nic nie będziecie wiedzieli o swoim biznesie.
- Poproście o prowadzenie księgowości zgodnie z tzw. zasadą współmierności. Chodzi o to, żeby przychody i koszty były księgowane w miesiącu wykonania usługi (z pewnymi zastrzeżeniami). Najczęściej można to zrealizować w ten sposób, że przekazujecie dokumenty kosztowe i przychodowe za dany miesiąc i w tym miesiącu powinny być księgowane jako koszty „biznesu” niezależnie od tego, kiedy można odliczyć VAT od danych faktur albo kiedy będą kosztami podatkowymi.Tu możecie napotkać „opór” bo biura księgowe prowadzą księgi podatkowo.
Przykład 1 wynagrodzenia wypłacane w grudniu za listopad są kosztem listopada
Przykład 2: faktura wpłynęła do Was 4 grudnia za usługi świadczone w listopadzie. VAT od takiej faktury można odliczyć w grudniu i biuro będzie chciało najprawdopodobniej ją wrzucić do grudnia jako koszty. A to powinny być koszty listopada. Miesiąc odliczenia VAT nie ma tu znaczenia. - Niektóre systemy umożliwiają wprowadzenie tzw. centrów kosztowych/MPKów. Poproście o to, porozmawiajcie z biurem czy mają takie możliwości. Trzeba będzie też wtedy odpowiednio opisywać faktury albo skonstruować odpowiedni system obiegu dokumentów. Wtedy można poprosić miesięcznie o rachunek wyników w podziale na centra kosztowe. Te centra mogą być inne dla przychodów i kosztów bezpośrednich (mogą to być. np. kanały dystrybucji, grupy produktowe/usługowe), a dla kosztów stałych – ogólne centra kosztowe, np. Marketing, Biuro i Admin, Zarząd, etc.
Sprawy się trochę komplikują, jeśli macie firmę działającą w systemie projektowym i nie fakturujecie swoich klientów co miesiąc. W takim przypadku zapraszamy na bezpłatne konsultacje.
Pamiętajcie też, że wszelkie analizy mają sens, jeśli dane wejściowe są poprawne (najważniejsze jest prowadzenie ksiąg biznesowo, z zachowaniem wyżej wspomnianej współmierności). Inaczej obraz Waszego biznesu nie będzie Wam się zgadzał z tym, co najczęściej sobie wyobrażacie.
