Od ponad 3 lat dostarczamy usługę zewnętrznego CFO (dyrektor finansowy) dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. W tym czasie obsługiwaliśmy różne firmy z wielu branż i zebraliśmy cenne doświadczenia związane z potrzebami firm z sektora MMŚP i start-upów w zakresie finansów.
W związku z tym rozpoczynamy nowy cykl branżowych poradników, branżowych i ogólnych, których celem jest pokazanie jak zorganizować finanse w firmie, żeby mieć minimum zarządczej informacji finansowej.
Dziś podstawy, czyli o co prosić biuro księgowe.
Jeśli jakaś część materiału będzie wymagała wyjaśnienia, zapraszamy na bezpłatne konsultacje.
Często w naszej praktyce spotykamy się z sytuacją, że “biuro księgowe coś księguje i wysyła mi informację ile mam zapłacić podatków ale nic więcej stamtąd nie mam”. Innymi słowy nie ma żadnej komunikacji z biurem księgowym ani informacji finansowych.
Jak rozmawiać z biurem księgowym i czego możesz od niego wymagać?
Zbiór porad o tym jak uzyskać kluczowe informacje do prowadzenia biznesu.
Poniżej w krótkich punktach piszemy o tym co jest najważniejsze. Celem jest posiadanie informacji o najważniejszych kosztach stałych i przygotowanie zarządczego rachunku wyników.
Od tego najlepiej jest zacząć rozmowy z biurem księgowym – tzn. jak ma wyglądać mój rachunek wyników? Biura księgowe standardowo przygotowują rachunek wyników, gdzie pokazują przychody i koszty rodzajowe (amortyzację, materiały, usługi obce, wynagrodzenia, ubezpieczenia, pozostałe koszty). Natomiast zarządczy rachunek wyników będzie inny dla firmy usługowej czy produkcyjnej i chodzi o to aby tak księgować dokumenty, aby móc go przygotować, abyśmy wiedzieli jakie mamy marże, jakie koszty stałe, zmienne.
Chcemy więc doprowadzić nasze informacje księgowe do stanu, w którym będziemy mogli przygotować biznesowy rachunek wyników.
Biuro księgowe - czego powinniśmy wymagać?
Współpraca z biurem księgowym - Kwestie formalne
Opisz swój biznes
Biura zwykle o to nie pytają, ale to bardzo ważne w kontekście tego jak mają być księgowane dokumenty.
Na etapie podpisywania umowy – upewnij się że w ramach ceny będziesz dostawał co miesiąc, po jego zamknięciu, bilans i rachunek wyników w pdf i excel-u oraz zestawienie obrotów i sald w excelu (z kontami analitycznymi, najbardziej szczegółowe). Zestawienie obrotów i sald może nic Ci nie powie, ale powie specjaliście, gdybyś takiego miał albo chciał zatrudnić. A często jest problem z takimi informacjami.
Upewnij się, że dane które przekazujesz do biura są Twoje, a biuro ma obowiązek wydać Ci w miesiąc po zakończeniu współpracy bilans zamknięcia (bilans i rachunek wyników w pdf i excelu, zestawienie obrotów i sald w excelu oraz bazę danych w formie elektronicznej). Można tu chcieć wpisać kary umowne, gdyby tak się nie stało, a widzieliśmy takie przypadki.
Zobacz również: Przykładowy budżet
Doradztwo księgowe - Kwestie techniczne
Współmierność kosztów i przychodów
Poproś biuro, żeby księgowało dokumenty do miesięcy nie zgodnie z datą wpływu czy wypłaty (jak często ma miejsce przy wynagrodzeniach) ale z datą sprzedaży/zakupu. Np.:
- jeśli 10go października wypłacasz wynagrodzenia za wrzesień, koszty tych wynagrodzeń i ubezpieczeń powinny znaleźć się we wrześniu.
- Jeśli jakiś współpracownik przysyła Ci fakturę 5 października z datą sprzedaży wrzesień 2023, to są koszty września.
- I kluczowa rzecz – poproś kontrahentów, współpracowników żeby na fakturach poprawnie wpisywali datę sprzedaży jako datę wykonania usługi. Często spotykaliśmy się z sytuacjami, że pracownicy zatrudnieni na b2b wysyłali faktury 5 października z datą sprzedaży też 5 października mimo, że była to faktura za usługi świadczone we wrześniu. To jest błąd, powinni poprawnie wskazywać na fakturze datę (miesiąc) wykonania usługi.
Konta rodzajowe
Biuro księgowe prowadzi standardowo koszty na tzw kontach rodzajowych. Poproś o ich uszczegółowienie, tak aby odpowiadały potrzebom Twojego biznesu. Na przykład chcesz osobno księgować koszty materiałów reklamowych, albo koszty wszelkich systemów IT z których korzystasz. Ty wiesz najlepiej jak szczegółowych informacji potrzebujesz.
Wydzielone konta na różne formy współpracy
W dzisiejszych czasach często oprócz umów o pracę współpracuje się z osobami na zlecenie czy formułę b2b. Firma często traktuje te osoby jako część zespołu, mimo formuły zatrudnienia innej niż umowa o pracę. I jeśli masz osobę odpowiedzialną za marketing, biuro zaksięguje te koszty np. na usługach obcych – usługi marketingowe. I mogą te koszty pomieszać się z standardowymi jednorazowymi usługami marketingowymi (np. doradztwo SEO albo budowa strony www).
Poproś więc biuro o założenie na kontach zespołu usług obcych i kontach zespołu zleceń osobnych kont, wydzielonych na koszty stałych współpracowników.
Chodzi o to abyś – mając takie różne formy współpracy – mógł/mogła szybko oszacować koszty ludzi w firmie. Będą oni wtedy na 5 kontach: umowy o pracę i ubezpieczenia społeczne do nich, wydzielone stałe zlecenia (w odróżnieniu od jednorazowych) i ubezpieczenia społeczne do nich oraz usługi obce – stali współpracownicy. Bez tych kont żeby sprawdzić prawdziwe koszty ludzi w firmie, trzeba by przeanalizować dane z dokładnością do zapisów księgowych.
Ustal jakich informacji potrzebujesz co miesiąc
Ustal jakie informacje i w jakiej formie będą Ci co miesiąc przekazywane i do kiedy. Powinny to być rachunek wyników, bilans oraz zestawienie obrotów i sald w excelu oraz zapisy wszystkich dzienników (historia operacji księgowych) w excelu. Nawet jak Ty z tego nie skorzystasz, może skorzystać ktoś, kto będzie się zajmował finansami w Twojej firmie. A spotkaliśmy się już z sytuacjami gdzie z biura nie można było wyegzekwować żadnej informacji.
Poproś o imienne księgowanie wynagrodzeń na kontach kosztowych
W tym celu niezbędne jest założenia konta rozrachunkowego dla każdego pracownika na umowę o pracę, zlecenie czy dzieło (w przypadku usług takie konto rozrachunkowe jest automatycznie zakładane).
Ułatwi to późniejsze przypisanie tych kosztów na centra kosztowe, w zależności od tego w jakim dziale ktoś pracuje.
Poproś o założenie tzw. centrów kosztów
Często w firmach właściciele/zarząd chcą mieć informacje o kosztach działów, czy o przychodach i kosztach pogrupowanych inaczej niż standardowo na jednym koncie.
To trochę tak jakby grupować inaczej informacje inaczej niż po rodzajach tych kosztów czy przychodów.
Np. firma projektowa ma z jednej strony przychody i koszty rodzajowe (tak są księgowane standardowo), ale chce mieć te informacje po projektach tak, żeby zobaczyć jaką ma pierwszą marżę w sumie i po projektach, a potem osobne informacje o tym, ile kosztuje ją dział sprzedaży (pozyskiwania zleceń), marketingu, zarząd czy administracja.
Do innego niż rodzajowe grupowania kosztów i przychodów służą centra kosztowe. Niektóre systemy mają możliwość wprowadzenia wirtualnych centrów kosztów (można to porównać do hashtagów, którymi dodatkowo oznaczamy dokumenty), a inne nie.
Poproś o założenie tzw. centrów kosztów. Jeśli program księgowy nie ma takiej opcji, a nie jesteś firmą produkcyjną tylko na usługową czy handlową, poproś o założenie centrów kosztów na tzw. kontach 5-ek.
W naszym przykładzie firmy projektowej takimi centrami kosztów będzie każdy projekt (trzeba wymyśleć jak je chcemy kodować) i dodatkowo dział sprzedaży, dział marketingu, Zarząd i dział administracyjny (przykładowo).
Wówczas można poprosić biuro księgowe, żeby oprócz standardowego rachunku wyników wg kont rodzajowych generowało zarządczy rachunek wyników, co może wyglądać (w uproszczeniu) tak:
RODZAJOWY
- Przychody
- Koszty rodzajowe
- amortyzacja
- materiały
- usługi obce
- wynagrodzenia
- ubezpieczenia
- pozostałe
- Zysk operacyjny
ZARZĄDCZY
- Przychody
- z projektów
- pozostałe
- Koszty projektów
- związane z ludźmi
- pozostałe
- Marża na projektach
- Koszty operacyjne w tym:
- Koszty sprzedaży
- związane z ludźmi
- pozostałe
- Koszty marketingu
- związane z ludźmi
- pozostałe
- Koszty zarządu
- związane z ludźmi
- pozostałe
- Koszty administracyjne
- związane z ludźmi
- pozostałe
- Zysk operacyjny (marża na projektach minus koszty operacyjne)
Poproś o wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów
Mamy tu na myśli np. Saldeo albo coś podobnego. Wówczas będziesz na bieżąco miał informacje o kosztach i przychodach (nie tylko z systemu księgowego) ale wyeliminujesz ryzyko błędu. W takim systemie można (a nawet trzeba) opisywać merytorycznie dokumenty (przypisywać do projektu czy ogólnego centrum kosztów) bo to jest rola osób w firmie a nie biura księgowego. Skróci to znacznie czas przygotowania informacji i zamknięcia miesiąca.
Mamy nadzieję, że powyższe informacje okażą się pomocne. W razie pytań zapraszamy na bezpłatną konsultację.
